Un lycée ou CFA qui propose des BTS gère rarement une seule section. Cinq, dix, parfois vingt sections simultanées — chacune avec son propre référentiel national, ses enseignants, ses contraintes de salle. Coordonner tout cela avec Excel, c'est possible. Mais le moindre changement déclenche une cascade de corrections manuelles qui finit par absorber des journées entières.
Easyplanif est conçu pour ce cas de figure : un établissement multi-sections qui veut un planning lisible, un suivi référentiel en temps réel, et une coordination vacataires sans emails en boucle.
Les défis spécifiques du planning BTS
Les BTS cumulent des contraintes que les autres formations n'ont pas ou peu. Avant de présenter les solutions, voici les trois problèmes que tous les coordinateurs BTS rencontrent.
Sections multiples, référentiels incompatibles
Un BTS MCO n'a rien à voir avec un BTS SIO ou un BTS hôtellerie-restauration. Chaque section a son référentiel propre, ses blocs de compétences, ses volumes horaires imposés par l'Éducation Nationale. Gérer cinq sections dans un seul tableau Excel, c'est multiplier les risques d'erreur et de confusion.
Le problème devient aigu quand un enseignant intervient dans deux sections différentes : vérifier ses disponibilités sur chaque onglet séparément, puis réconcilier les conflits, absorbe un temps considérable.
Enseignants partagés ou vacataires à récupérer à la semaine
Dans les BTS, les enseignants permanents sont souvent partagés entre plusieurs sections. Les vacataires — intervenants en gestion, droit, langues, technique — peuvent changer d'une semaine à l'autre selon leurs disponibilités professionnelles.
Collecter les disponibilités d'une dizaine de vacataires par email, vérifier qui est libre, qui a déjà trop d'heures, qui n'intervient que le matin : c'est une tâche chronophage qui se répète toutes les semaines.
Suivi des blocs de compétences imposés par l'Éducation Nationale
Le référentiel BTS fixe des volumes horaires précis par matière et par bloc de compétences. En fin d'année, les heures doivent être conformes. Si un module est sous-enseigné, c'est un risque pour les apprenants à l'examen — et un problème lors d'un contrôle ou d'un audit.
Sans outil de suivi, vérifier l'avancement heure par heure est une opération manuelle fastidieuse, souvent négligée jusqu'à ce qu'il soit trop tard pour rattraper.
Ce qu'Easyplanif fait pour les BTS
Easyplanif n'est pas un outil générique de planification. Il est conçu pour les contraintes spécifiques des centres de formation français — dont les établissements BTS font partie des cas d'usage principaux.
Planning multi-sections en vue simultanée
Toutes vos sections BTS sont visibles dans un seul écran. Vous pouvez afficher le planning global ou filtrer par section, par formateur, par salle. Les conflits (formateur dans deux sections au même moment, salle sur-réservée) apparaissent immédiatement, sans avoir à croiser des onglets.
La vue calendrier permet de construire la semaine de rentrée en partant des créneaux et en les affectant progressivement, sans perdre la vision d'ensemble.
Affectation automatique par section et compétences enseignant
Pour chaque créneau, Easyplanif propose les enseignants disponibles et qualifiés pour ce module précis dans cette section. L'algorithme croise compétences, disponibilités et charge de travail existante.
Un enseignant ne peut pas être affecté à un module hors de ses compétences, ni sur un créneau où il est déjà programmé dans une autre section. Les conflits sont bloqués en amont, pas découverts après.
Portail vacataires : ils déclarent leurs disponibilités, vous choisissez
Chaque vacataire reçoit un lien vers son portail personnel. Il y renseigne ses disponibilités à son rythme — rien à installer, pas de compte à créer. Ces disponibilités sont intégrées en temps réel dans l'outil de planification.
Vous planifiez, l'outil filtre automatiquement les vacataires disponibles et compétents pour chaque créneau. Fini les rounds d'emails pour savoir qui est libre mardi matin.
Suivi du référentiel BTS heure par heure
Chaque module est rattaché à son bloc de compétences du référentiel national. Au fil des séances planifiées, Easyplanif cumule les heures et vous indique en temps réel où vous en êtes par rapport aux volumes imposés.
Vous voyez d'un coup d'œil quels blocs sont en retard, quels modules ont déjà atteint leur quota. Pas de mauvaise surprise en fin d'année.
Chiffres clés
Ces chiffres sont issus des retours d'établissements utilisant Easyplanif pour gérer leurs sections BTS.
sur la construction du planning
opérationnel
ou de formateur non détecté
Avant / Après : Excel vs Easyplanif
Voici ce que change concrètement le passage d'une gestion tableur à un logiciel dédié pour un établissement BTS.
| Situation | Excel / Papier | Easyplanif |
|---|---|---|
| Gérer 8 sections BTS différentes | 8 onglets ou fichiers séparés, aucune vue croisée | Vue unique filtrable par section, formateur ou salle |
| Vérifier la dispo d'un vacataire | Email, WhatsApp, attente de réponse, relance | Disponibilités centralisées, visibles en temps réel |
| Détecter un conflit de salle | Manuellement, souvent découvert le jour J | Alerte automatique à la réservation |
| Suivre les heures du référentiel BTS | Décompte manuel, tableur à mettre à jour manuellement | Cumul automatique heure par heure, tableau de bord en direct |
| Préparer la rentrée | 3 à 6 semaines de coordination tous canaux | Planning opérationnel en 3 semaines, processus guidé |
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Voyez concrètement comment Easyplanif s'adapte à votre nombre de sections, vos référentiels et vos formateurs.
Réserver une démoQuestions fréquentes
Oui. Easyplanif gère autant de sections BTS que vous le souhaitez, chacune avec son propre référentiel (BTS MCO, SIO, CG, AM, design, hôtellerie-restauration...). Les plannings sont visibles simultanément ou section par section. Le suivi des heures par bloc de compétences est indépendant pour chaque section.
Non, il n'y a rien à installer ni de compte à créer. Les vacataires accèdent à leur portail personnel via un lien web unique. Ils y renseignent leurs disponibilités en quelques clics, depuis n'importe quel appareil. C'est conçu pour des intervenants non techniques qui n'ont pas envie d'apprendre un nouveau logiciel.
Oui. Chaque module est rattaché à son bloc de compétences du référentiel national. Le suivi heure par heure vous indique en temps réel si les volumes horaires imposés par l'Éducation Nationale sont respectés. Vous pouvez exporter ce suivi pour un audit ou pour votre propre reporting interne.
Avec Easyplanif, un établissement BTS est opérationnel en 3 semaines : 1 semaine pour paramétrer les sections et référentiels, 1 semaine pour importer les formateurs et recueillir les disponibilités via le portail, 1 semaine pour construire le planning de rentrée. Un accompagnement à la prise en main est inclus lors du démarrage.
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Easyplanif s'installe en quelques jours et s'adapte à votre nombre de sections, vos référentiels et vos formateurs. Une démo de 30 minutes suffit à voir si c'est fait pour vous.
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